年末年始のオフィス機器管理とセキュリティ対策
年末年始の長期休暇を迎える前に、オフィスのOA機器やセキュリティ対策を万全に整えておくことが重要です。オフィスが無人になる期間が長いほど、故障や情報漏えいのリスクが高まります。今回は、OA機器を取り扱う企業として、休業期間前に行うべき重要なポイントをまとめました。
1. 留守番電話・自動応答メッセージの設定
年末年始の間、顧客や取引先への対応が滞らないよう、留守番電話やメールの自動応答メッセージを設定しましょう。
留守番電話のメッセージ更新：
「〇月〇日から〇月〇日まで年末年始のお休みとなります。お急ぎの場合は、担当者宛にメールをお送りください。」など、具体的な日程と対応策を盛り込みます。
メールの自動返信設定：
休業期間中に受信するメールに、自動返信を設定しておくことで、相手に安心感を与えられます。ExchangeであればOutlookから自動返信の設定ができますが、POPやIMAPで設定している場合はメールサーバー上での設定となります。
年末年始の間、顧客や取引先への対応が滞らないよう、留守番電話やメールの自動応答メッセージを設定しましょう。
留守番電話のメッセージ更新：
「〇月〇日から〇月〇日まで年末年始のお休みとなります。お急ぎの場合は、担当者宛にメールをお送りください。」など、具体的な日程と対応策を盛り込みます。
メールの自動返信設定：
休業期間中に受信するメールに、自動返信を設定しておくことで、相手に安心感を与えられます。ExchangeであればOutlookから自動返信の設定ができますが、POPやIMAPで設定している場合はメールサーバー上での設定となります。
2. 電源をオフにする機器としない機器
休業期間中、電源を切るべき機器とつけておくべき機器を適切に分けることで、トラブル防止策となります。
電源をオフにすべき機器：
個人で使用しているPCは長期間サイバー攻撃にさらされるリスクがあるので、電源を切っておくべきです。電源を切ることで無駄な消費電力の削減にも繋がります。
万が一のシステムトラブルに備え、クラウドまたは外付けストレージにデータを保存しておくとなお良いでしょう。
電源をオンにしておく機器：
電話機やFAX機（FAX機能を備えた複合機）は不在の間も着信を受けますので、電源はつけたままにしておくべきです。最近では電話回線もインターネットと同じ光回線から繋がっていることが多いので、ONUやルーターといった機器も電源は切らないほうが良いでしょう。
休業期間中、電源を切るべき機器とつけておくべき機器を適切に分けることで、トラブル防止策となります。
電源をオフにすべき機器：
個人で使用しているPCは長期間サイバー攻撃にさらされるリスクがあるので、電源を切っておくべきです。電源を切ることで無駄な消費電力の削減にも繋がります。
万が一のシステムトラブルに備え、クラウドまたは外付けストレージにデータを保存しておくとなお良いでしょう。
電源をオンにしておく機器：
電話機やFAX機（FAX機能を備えた複合機）は不在の間も着信を受けますので、電源はつけたままにしておくべきです。最近では電話回線もインターネットと同じ光回線から繋がっていることが多いので、ONUやルーターといった機器も電源は切らないほうが良いでしょう。
3. セキュリティ対策の強化
無人になるオフィスはセキュリティ上のリスクが増します。物理的な対策とサイバーセキュリティ対策を強化してください。
機器の施錠管理：
PCはワイヤーで机に固定する、鍵のかかる棚に保管して施錠するなどし、不正利用を防止します。
アクセス制限の確認：
セキュリティシステムのアクセスログを確認し、休業期間中の不審なログインを警戒します。
ウイルス対策ソフトの更新：
サイバー攻撃のリスクが高まるため、セキュリティソフトを最新バージョンにアップデートしましょう。
無人になるオフィスはセキュリティ上のリスクが増します。物理的な対策とサイバーセキュリティ対策を強化してください。
機器の施錠管理：
PCはワイヤーで机に固定する、鍵のかかる棚に保管して施錠するなどし、不正利用を防止します。
アクセス制限の確認：
セキュリティシステムのアクセスログを確認し、休業期間中の不審なログインを警戒します。
ウイルス対策ソフトの更新：
サイバー攻撃のリスクが高まるため、セキュリティソフトを最新バージョンにアップデートしましょう。
4. 年明け再開の準備
休業明けにスムーズな業務再開ができるよう、始業の準備も忘れずに行いましょう。
機器のテスト起動：
PCやサーバーが正常に起動するかをチェックし、更新プログラムが必要な場合は早めに対応します。
留守や自動応答の解除：
休業前に設定した留守、自動応答の設定は始業時に忘れずに解除しましょう。
消耗品の在庫確認：
プリンター用紙やトナーなどの消耗品を確認し、必要なら発注しておきましょう。
休業明けにスムーズな業務再開ができるよう、始業の準備も忘れずに行いましょう。
機器のテスト起動：
PCやサーバーが正常に起動するかをチェックし、更新プログラムが必要な場合は早めに対応します。
留守や自動応答の解除：
休業前に設定した留守、自動応答の設定は始業時に忘れずに解除しましょう。
消耗品の在庫確認：
プリンター用紙やトナーなどの消耗品を確認し、必要なら発注しておきましょう。
まとめ：年末年始の備えで安心の新年を！
年末年始の準備は、OA機器とセキュリティ対策を中心に行うことで、安心して新年を迎えられます。
ラディックスでは、オフィスの機器管理やセキュリティ対策に関するソリューションを幅広くご提供しております。万全の準備で新年の業務をスタートさせるために、ぜひお問い合わせください。
年末年始の準備は、OA機器とセキュリティ対策を中心に行うことで、安心して新年を迎えられます。
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本件についてのご相談は、次のサポート窓口までご連絡ください。
≪ テクニカルサポートセンター 0120-558-955 ≫
《受付時間》
月曜～金曜 9：00～19：00
土曜 9：00～17：00
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